آشنايي با نرم افزارهاي سازماني

نرم افزار سازماني

نرم افزار سازماني در واقع نوعي نرم افزار رايانه اي است که در بسياري از سازمان هاي تجاري و سازمان هاي دولتي کاربرد دارد و با پيشرفت تکنولوژي و رقابتي شدن کسب و کار ها نياز به اين نرم افزار ها بيشتر از قبل در اين دوره حس مي شود. اين سيستم در اصل جز يکي از سيستم هاي اطلاعاتي رايانه اي است و به نرم افزار هايي براي توليد و ساخت پايگاه هاي وب مجهز است.

معمولا اين نرم افزار ها بر طبق کارهاي تجاري که انجام مي دهند به انواع مختلفي تقسيم مي شوند مثل نرم افزار حسابداري و يا اتوماسيون فروش نرم افزار، سيستم پيام رساني و مشارکت، مديريت منابع انساني، مديريت ارتباط با مشتري، مديريت محتوا، پردازش پرداخت، سيستم صدور صورت حساب، برنامه ريزي منابع انساني، تداوم کسب و کار برنامه ريزي و .

معني نرم افزار سازماني

اين عنوان معني هاي مختلفي دارد و نام ديگر آن نرم افزار کاربردي سازماني است و توابع مربوط به تجارت را انجام مي دهد. اين نرم افزار معمولا بر روي سرور ها قرار داده مي شوند و مي تواند که به صورت همزمان خدماتي را در اختيار بسياري از کاربران قرار دهد که اين خدمات از راه شبکه هاي رايانه اي در دسترس قرار مي گيرد.

اين نرم افزار دقيقا برخلاف نرم افزار هاي تک کاربردي است که بر روي يک دستگاه رايانه شخصي قرار گرفته است و فقط مي تواند که خدماتش را به يک شخص ارائه دهد ولي نرم افزار سازماني اينگونه نيست و خدماتش براي يک گروه است نه يک شخص.

مفهوم نرم افزار سازماني

درباره مفهوم نرم افزار سازماني بايد بگوييم که اين نرم افزار بسياري از برنامه هاي رايانه اي را توصيف کرده و ويژگي هاي تجاري مشترک و يکساني دارند. همچنين اين برنامه به عنوان يک ابزار براي مدل سازي محسوب شده و وسيله اي است که براي ساخت برنامه سازمان هاي مختلف مناسب است و معمولا به حل مشکلات سازماني رسيدگي مي کند و براي سازمان هاي بزرگ مورد استفاده قرار مي گيرد.

براي مفهوم اين نرم افزار بايد بگوييم که اين نرم افزار يک بخش مهم و ضروري از يک سيستم اطلاعات مبتني بر کامپيوتر محسوب مي شود که خدمات آن به عنوان ابزار هايي براي کسب و کار به حساب مي آيد. همچنين اين نرم افزار ها با استفاده از معماري نرم افزار سازماني توسعه و گسترش مي يابد.

هدف اصلي از توسعه اين نرم افزار ها اين است که بهره برداري با استفاده از قابليت هاي پشتيباني منطقي کسب و کار را بهبود بخشد.

نرم افزار سازماني براي سازمان ها و مجموعه ها اهميت بالايي دارد. اگر در مجموعه بزرگي براي تمام امور نيروي انساني وقت بگذاريم از نظر زماني و اتلاف انرژي و مهم تر از همه از نظر اقتصادي دچار مشکل مي شويم. از اهداف اصلي نرم افزار سازماني تسهيل در امور اداري و صرفه جويي در وقت و انرژي و سهولت استفاده توسط نيروي انساني مجموعه مي باشد. اگر بخواهيم به مزاياي نرم افزار سازماني اشاره کنيم به موارد زير مي توانيم بپردازيم:

ü    پوشش دادن فرايند هاي سازمان

ü    انعطاف پذيري و تطابق با سيستم هاي روز دنيا

ü    ماژولار بودن يا مستقل کار کردن نرم افزار (ادامه کار با قطع شدن قسمتي از برنامه)

ü    يکپارچگي و مرتب بودن اطلاعات و داده هاي سازمان

ü    ايجاد بستر ارتباط با مشتريان و افراد بيرون سازمان و بازاريابي با آن ها

در سازمان هاي بزرگ نياز به برنامه ريزي بسيار مهم بوده در نتيجه استفاده از نرم افزار سازماني امري اجتناب ناپذير مي باشد. انواع نرم افزار سازماني زياد بوده که يکي از آن ها نرم افزار oddo مي باشد. اين نرم افزار متن باز بوده و ويژگي مهم آن داشتن ماژول هاي مختلف و در نتيجه کاربرد بالا در بازاريابي و قابليت هاي مختلف براي کسب و کار مي باشد. نرم افزار Spa business one مخصوص سازمان هايي است که به دنبال رشد و ارتقا از سطح کنوني خود هستند و ماژول هاي مخصوصي براي خريد يا فروش، خدمات و موجودي و هم چنين برخي ديگر از امکانات را دارد و مي توان در فضاي ابري نيز استفاده نمود. 

تقسيم بندي انواع نرم افزار سازماني

     دسته بندي انواع نرم افزار هاي سازماني شامل موارد زير مي شود:

ü    نرم افزار ORACLE NETSUITE

ü    نرم افزار EAGE 2000 CLOUD

ü    نرم افزار ERPAG

نرم افزار سازماني   Oracle netsuite نوعي نرم افزار مي باشد که خاصيت مقياس پذير دارد، يعني شما با اين نرم افزار مي توانيد به صورت اتوماسيون و هماهنگ شده امور دفتري خود را به راحتي انجام دهيد و برخي فاکتور هاي را باهم مقايسه کنيد با اين نرم افزار مي توانيد مديريت سفارش و توليد، تهيه و تدارک انجام دهيد. نرم افزار Eage 200cloud نرم افزاري بر پايه فضاي ابري مي باشد که براي کارهاي کوچک تا متوسط در نظر گرفته شده است. اين نرم افزار قابليت هايي در زمينه امور مالي و عمليات، فروش و بازاريابي دارد و مي توان امور مربوط به حقوق و پرداخت کارکنان انجام داد.

نرم افزار E2shop system soft  نيز براي مجموعه هاي توليدي بسيار مناسب مي باشد و در زمينه برنامه ريزي، خريد، حمل و نقل، مديريت مشتري و هم چنين حسابداري نيز طراحي و ايجاد شده است. نرم افزار بعدي مورد بحث ما نرم افزار ERPAG مي باشد که در زمينه هاي خرده فروشي، مديريت توليد و امور مربوط به حسابداري و هم چنين مي توان با استفاده از سيستمي که درون اين نرم افزار تعبيه شده است کالاهاي توليدي بارکد دار را نيز شناسايي و عمليات مربوطه را انجام داد.

امروزه نه تنها تمامي اطلاعات سازمان ها به شکل ديجيتال بايگاني مي شود، بلکه فرايندهاي مختلف سازماني از جمله مالي و حسابداري، انبارداري، توليد و کنترل کيفي نيز توسط انواع نرم افزار سازماني انجام مي گيرد. با توجه به افزايش داده هاي سازماني و نياز به فضاي کافي براي ذخيره سازي آنها و همچنين تسريع و بهبود يکپارچه سازي فرايندهاي سازماني، نرم افزارهاي تحت وب و ابري در حال گسترش هستند. نرم افزار ابري يا نرم افزار بر پايه ابر (cloud-based) نوعي از نرم افزار تحت وب است که در آن علاوه بر اينکه خود نرم افزار بر روي سرور شرکت ارائه دهنده اجرا مي شود، داده هاي اختصاصي سازمان نيز در فضايي ابري نگهداري مي گردند. تکنولوژي ابري به دليل مزاياي متعددي که دارد در سيستم هاي نرم افزار سازماني جاي مطمئني براي خود باز کرده است.

مزاياي نرم افزار سازماني ابري

برخي از مزاياي نرم افزارهاي سازماني ابري به شرح زير است:

·       اولين مزيت تکنولوژي ابري فراهم آوردن امکان کار با داده هاي بزرگ است که به خصوص براي سازمان هاي بزرگ بسيار حائز اهميت است.

·       اين تکنولوژي هزينه هاي سخت افزاري بابت سرورهاي سازمانها را کاهش مي دهد و يا به کلي از بين مي برد. بدون سيستم ابري، کارت هاي حافظه و کامپيوتر سرور قدرتمند هزينه هاي چند صد ميليوني براي سازمانها در بر خواهند داشت.

·       شايد مهمترين مزيت تکنولوژي ابري آسودگي از محفوظ ماندن داده ها است. به دلايل مختلف از جمله سوختگي هاردهاي کامپيوتري، داده هاي سازماني شما ممکن است از بين برود و بک آپ منظم آنها نيز نياز به فضا و هزينه مضاعف دارد. در حالي که تکنولوژي ابري اين دغدغه را به کلي برطرف مي کند.

·       امکان برطرف کردن سريعتر ايرادات نرم افزار سازمانياز ديگر مزاياي نرم افزار ابري است.

·       همچنين دسترسي دائم به آپديت هاي نرم افزار، دسترسي بيشتر به پشتيباني شرکت ارائه دهنده، افزايش انعطاف پذيري فرايندهاي سازماني و افزايش کنترل بر داده هاي سازماني از ديگر مزاياي مهم تکنولوژي بر پايه ابر است.

معايب نرم افزار سازماني ابري

همچون تمام فناوري ها، نرم افزار هاي سازماني ابري نيز داراي معايبي هستند. اولين عيب اين سيستم مي تواند مسئله امنيت داده باشد. اگرچه با فضاي ابري محفوظ بودن داده ها تضمين مي شود ولي امکان حملات سايبري به داده هاي ابري دور از ذهن نيست. ديگر عيب سيستم هاي تحت وب و ابري وابستگي کامل به اينترنت است و در صورت عدم دسترسي به اينترنت، ارتباط شما با داده هاي سازماني به طور موقت قطع خواهد شد.